Выставочная и Event-логистика

Наша компания имеет большой опыт в оформлении временного ввоза/вывоза товаров, выставок, различного оборудования для научных конференций и бизнес форумов. Мы также осуществляем временный ввоз/вывоз театрального реквизита и оборудования для спортивных мероприятий.

Перевозки в рамках временных режимов осуществлялись в Европу, ЮАР, ОАЭ, Республику Корея и другие страны.

Мы можем предложить следующие виды услуг:

Сертификаты IATA

Что включает в себя Event логистика

Event-логистика — это не просто перевозка коробок из точки А в точку Б. Это комплекс услуг, который начинается с планирования маршрута и заканчивается возвратом оборудования домой после закрытия мероприятия.

В зависимости от задачи мы предлагаем:

• расчет оптимального маршрута и сроков;
• подбор транспорта — от фургона до чартерного рейса;
• складское хранение до и после мероприятия;
• упаковку и маркировку экспонатов;
• таможенное оформление при международных перевозках;
• сопровождение груза на всех этапах пути.

Такой подход позволяет перевезти на мероприятие практически любой груз — от рекламных баннеров до сложного научного оборудования.

Основные задачи транспортно-логистического сопровождения мероприятий

Каждое мероприятие уникально, но задачи, которые решает транспортно-логистическое сопровождение выставок, во многом похожи.

Организаторам важно, чтобы груз приехал точно к монтажу стенда — не раньше и не позже. Экспонентам важно, чтобы оборудование не пострадало в дороге. А если мероприятие проходит за границей, добавляется еще и таможенная составляющая.

Мы берем на себя всю организацию перевозок мероприятия: от первой заявки до подтверждения, что груз благополучно вернулся на склад отправителя. Клиенту остается сосредоточиться на самом событии.

Доставка и перевозка выставочного оборудования и стендов

Доставка выставочного оборудования редко ограничивается одной машиной и одним рейсом. Конструкции стендов часто разбирают на модули, а негабаритные элементы требуют отдельного транспорта.

Мы организуем логистику выставочных стендов любой сложности — от компактных ролл-апов до многоуровневых конструкций с подсветкой и мультимедийным оборудованием. При необходимости подключаем автотранспорт, авиаперевозки или мультимодальные схемы, если груз едет за рубеж.

Если стенд собирается прямо на площадке, мы заранее согласовываем время подачи транспорта с организаторами выставочного центра. Это экономит часы на монтаже.

Логистика при транспортировке хрупких и габаритных экспонатов

Хрупкие экспонаты — отдельная головная боль для организаторов. Произведения искусства, лабораторное оборудование, макеты — все это требует особой упаковки и бережного отношения в пути.

Для таких грузов мы используем усиленную упаковку, фиксацию внутри кузова и, при необходимости, отдельный температурный режим. Габаритные конструкции перевозим с учетом дорожных ограничений и требований к негабаритным грузам.

Перед погрузкой фотографируем груз и его маркировку — это фиксирует исходное состояние экспоната и упрощает порядок действий при страховом случае, если он вдруг возникнет.

Таможенное и документационное сопровождение при доставке на выставки

Международная перевозка выставки почти всегда связана с таможенными формальностями. Мы помогаем оформить временный ввоз и вывоз, работаем по карнету АТА и сопровождаем декларацию от подачи до выпуска.

Что мы берем на себя:

• проверку и подготовку документов по требованиям таможни;
• помощь в получении карнета АТА;
• полное сопровождение временных режимов — ввоз, вывоз, реэкспорт, реимпорт;
• взаимодействие с таможенными органами и ответы на запросы.

Такой подход снимает с организаторов и экспонентов бумажную рутину и снижает риск задержек на границе.

Контроль сроков и отслеживание грузов в рамках Event логистики

Опоздание на монтаж стенда может стоить компании места на выставке. Поэтому контроль сроков — одна из ключевых задач при организации логистики мероприятий.

Мы отслеживаем груз на каждом этапе и заранее сообщаем о прибытии — по телефону или смс. Если маршрут меняется из-за погоды, задержек рейса или других обстоятельств, клиент узнает об этом первым и успевает скорректировать планы на площадке.

Такая прозрачность особенно важна, когда параллельно едет несколько партий груза на разные направления.

Заказать организацию перевозок на мероприятие в Санкт-Петербурге

Если вам нужна доставка на мероприятие в Санкт-Петербурге или в любом другом городе, мы готовы взять организацию на себя от начала до конца.

Оставьте заявку на сайте, по телефону или в мессенджере — наши менеджеры рассчитают маршрут, сроки и стоимость, а также подскажут, какие документы понадобятся, если мероприятие проходит за рубежом. Пулковская Логистическая Компания работает круглосуточно, без выходных, так что подготовиться к выставке можно даже в последний момент.